Dành chút thời gian rảnh rỗi hiếm hoi, chị Phan Thị Phương Hoa, Trưởng phòng Hồ sơ nghiệp vụ (PV27), Công an tỉnh Nghệ An dẫn tôi tham quan các tổ, đội công tác của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, “để giúp em hình dung rõ hơn phần nào về công việc của bọn chị” - người nữ cán bộ dạn dày kinh nghiệm nhiệt tình chia sẻ. Phòng Hồ sơ nằm yên tĩnh bên hàng cây rợp bóng, trong khuôn viên của trụ sở Công an tỉnh. Không khó để nhận ra dấu ấn khác biệt so với những phòng chuyên môn khác với ngồn ngộn những tủ hồ sơ, những chồng tài liệu, giấy tờ, sổ sách.

 

Chị Hoa giải thích: “Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu được chúng tôi quan tâm hàng đầu, bởi qua thời gian, số lượng hồ sơ tăng lên nhưng chất lượng giấy, mực… của hồ sơ lại giảm xuống theo thời gian. Nếu lưu trữ, phục chế không cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị”. Song song với việc lưu trữ hồ sơ theo cách truyền thống là sắp xếp trong các tủ, kệ, vài năm trở lại nay, cán bộ phòng Hồ sơ lại tranh thủ ngoài giờ hành chính hoặc ngày nghỉ cuối tuần để làm thêm giờ, tìm đọc và cập nhật thông tin hồ sơ đưa vào dữ liệu điện tử, đảm bảo sự an toàn, nhanh nhạy trong việc tìm kiếm thông tin. 

 

Cán bộ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an Nghệ An trong giờ làm việc.

Thoáng nhìn qua, nhiều người vẫn ngỡ rằng làm việc ở phòng Hồ sơ là nhàn hạ, rảnh rỗi, không chịu nhiều áp lực công việc. Nhưng hoàn toàn ngược lại, dẫu không trực tiếp ra hiện trường, chẳng phải bươn chải nắng, mưa như các đồng nghiệp ở những phòng chuyên môn khác, nhưng những cán bộ ở đây lại phải đảm đương nhiều nhiệm vụ như cập nhật, lưu trữ hồ sơ, vừa khai thác hồ sơ để trả lời thẩm định yêu cầu của các công dân, địa phương, cơ quan, đơn vị mỗi khi cần thông tin liên quan đến công dân, hoạt động tư pháp, điều tra nghiệp vụ… Chị Phương Hoa đưa ra dẫn chứng, năm 2014, phòng đăng ký gần 35.000 hồ sơ nghiệp vụ; tiếp nhận, lưu trữ hơn 11.000 hồ sơ; lập căn cước hơn 6.100 đối tượng; tra cứu hơn 62.000 yêu cầu các loại, trong đó, yêu cầu phục vụ chính đáng của công dân là gần 20.000 yêu cầu. “Khối lượng công việc ấy được 41 cán bộ đảm nhiệm, trong đó hơn 60% là nữ và hầu hết đều đang trong độ tuổi nuôi con nhỏ nhưng ai cũng phải gồng mình để hoàn thành nhiệm vụ”, nữ trưởng phòng tâm sự.

 

Nhiều người vẫn gọi những nữ cán bộ của phòng Hồ sơ là “những bóng hồng trong kho giấy”. Giữa bộn bề của hàng vạn loại hồ sơ, giấy tờ, tàng thư, những nữ cán bộ tỏa vẻ đẹp dịu dàng trong sắc phục ngành. Ai cũng cần mẫn, khẩn trương với công việc của mình: người phân loại dấu vân tay, người kiểm tra danh bản; người lại bận rộn ghi bìa hồ sơ để dễ tìm kiếm… Chị Hoàng Thị Vân, Đội trưởng Đội Hồ sơ căn cước can phạm, tạm rời chiếc máy tính thân thuộc, chia sẻ: “Công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, khoa học và độ chính xác cao. Chẳng hạn như việc mã hóa, phân loại vân tay phải qua trình tự hàng nghìn công thức từ, không được bỏ sót bước nào và phải xếp vào tàng thư theo hệ thống, mã số quy định. Nếu chủ quan, không cẩn thận dẫn đến sai sót thì hậu quả rất nghiêm trọng”.  Chưa kể đến tính chất độc hại, ô nhiễm khi tiếp cận với kho hồ sơ, tài liệu của mấy chục năm về trước, chất liệu giấy nhiều trang ố vàng, mục nát, mối mọt… Mỗi khi cần tra cứu, cán bộ đơn vị lại phải mang khẩu trang để phòng ngừa các bệnh về đường hô hấp.

 

Với khối lượng lớn hồ sơ cần thẩm định mỗi ngày, tất cả các cán bộ phòng Hồ sơ đã quen với việc làm thêm giờ. Trưởng phòng Phan Thị Phương Hoa tâm sự: “Trung bình mỗi ngày chúng tôi tiếp nhận hàng ngàn yêu cầu thẩm định thông tin, thời gian 8h công sở không thể làm xuể được. Tuy không có quy định nào buộc anh chị em phải tăng ca, thêm giờ cả, nhưng trách nhiệm và cái tâm với công việc khiến mình tự nguyện chấp nhận guồng làm việc ấy. Có những tháng cao điểm, mỗi anh, chị em chỉ nghỉ 1 ngày hoặc thứ Bảy, hoặc Chủ nhật mỗi tháng”. Theo quy định, yêu cầu thông tin của công dân gửi đến phải trả lời trong vòng 7 ngày, còn yêu cầu nghiệp vụ thì từ 1 - 5 ngày, nhưng với cán bộ phòng Hồ sơ, với mục tiêu thực hiện tốt cải cách hành chính, thời gian trả lời yêu cầu được nỗ lực rút ngắn, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công dân và công tác điều tra, nghiệp vụ. Bên cạnh đó, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện nhiệm vụ ngày càng được quan tâm, đầu tư, giảm thời gian tìm kiếm thông tin, tăng tính bền vững, ổn định của nguồn hồ sơ.

 

Quanh năm suốt tháng ngập chìm trong đống hồ sơ, tủ sắt khô khan, nhưng với những cán bộ phòng Hồ sơ, thì phía sau mỗi bộ hồ sơ đều ẩn chứa một câu chuyện, một cuộc đời riêng, và việc của họ là giúp cho những hồ sơ ấy… lên tiếng. Không thể kể xiết đã có bao nhiêu chuyên án lớn, nhỏ được phá thành công nhờ những chi tiết bất ngờ được khám phá từ kho hồ sơ hoặc việc đối chiếu dấu vân tay tìm thấy từ hiện trường. Hoặc, nhiều yêu cầu của địa phương gửi về thẩm tra, xác minh công dân để làm hồ sơ xuất khẩu lao động, lại phát hiện ra những đối tượng có tiền án, tiền sự đang lẩn trốn. Nhiều người vẫn nói, đây chính là đội quân thầm lặng. Họ không trực tiếp có mặt ngoài thực địa, không trực tiếp cầm súng chiến đấu, không rong ruổi trên những nẻo đường gian khó để phá án, nhưng bằng chính sự lặng lẽ, cần mẫn, trách nhiệm của mình, họ có những cống hiến không nhỏ cho thành tích vẻ vang chung của lực lượng CAND trên quê hương Bác.